Zapytanie ofertowe

Prosimy o przedstawienie oferty cenowej na:

1. Zakup oraz wdrożenie systemu do prowadzenia dokumentacji obrotu wyrobami akcyzowymi (gaz, energia) w formie elektronicznej,

I. Przedmiot zamówienia

1. System musi umożliwiać pracę w sieci

2. System musi umożliwiać pracę wielostanowiskową

3. System musi posiadać aktywną licencję na równoczesną pracę w systemie przez minimum 1 użytkownika

4. System musi spełniać warunki określone w Ustawie z dnia 9 grudnia 2021 r. oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz.U. 2021 poz. 1150). Szczególnie w zakresie spełnienia wymagań par. 7 ust. 2 i 3 tj.:

2. Dokumentacja jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:

a) wpisów do dokumentacji,

b) zestawień danych określonych w § 8–20, § 22–25, § 27–33, § 36, § 39 i § 40 oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych

c) raportów, o których mowa w § 6;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

3. Podmiot prowadzący dokumentację przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe;

5. Wymagana pisemna deklaracja producenta dotycząca potwierdzenia spełniania wymogów ujętych w pkt. II wraz z oświadczeniem o dostarczaniu aktualizacji oprogramowania, które wymuszone będą zmieniającymi się przepisami;

6. Zamawiający dopuszcza system działający w modelu SaaS.

II. Wdrożenie oraz uruchomienie systemu:

1. Instalacja oraz uruchomienie oprogramowania na serwerze wskazanym przez zamawiającego.

2. Instalacja oraz uruchomienie oprogramowania na wskazanej przez zamawiającego stacji roboczej.

3. Szkolenie wskazanych przez zamawiającego pracowników w zakresie obsługi programu w wymiarze do 8 godzin

III. WYMAGANIA DODATKOWE:

Przedstawiona oferta powinna spełniać wszystkie wyspecyfikowane kluczowe cechy systemu. oraz ofertę cenową na:

1. Zakup oraz wdrożenie systemu wraz ze szkoleniem pracowników zamawiającego.

2. Cena oraz przyjęta forma opłat dotyczących dostarczania aktualizacji oprogramowania w przypadku zmian narzuconych zmieniającymi się przepisami prawa.

3. Propozycja cenowa wsparcia technicznego za 1 roboczogodzinę jeśli nie jest ona ujęta w ryczałtowej cenie dotyczącej aktualizacji

IV. Kryteria wyboru ofert

1. ZEM Łabędy Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak też uznania, że postępowanie nie dało rezultatu bez podania przyczyny.

2. ZEM Łabędy Sp. z o.o. dokona wyboru oferty na podstawie kryterium ceny.

ZEM Łabędy Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji warunków zamówienia, w tym ceny z wybranymi Oferentami, których oferty zostały przyjęte do dalszego postępowania.

V. Warunki umowy

1. Warunki umowy zostaną uzgodnione po wyborze Wykonawcy zamówienia. Nie mniej jednak wykonanie przedmiotu umowy musi zostać zrealizowane w roku 2023.

VI. Postanowienia końcowe

1. Oferta nie podlega zwrotowi.

2. ZEM Łabędy Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania, swobodnego wyboru oferty jak również uznania, że postępowanie nie dało rezultatu, bez podania przyczyn.

3. Z tytułu wykluczenia, odrzucenia ofert Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciwko ZEM Łabędy Sp. z o.o.

4. ZEM Łabędy Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo bezpośrednich rokowań z Oferentem

5. ZEM Łabędy Sp. z o.o. nie dopuszcza składania ofert częściowych.

6. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. ZEM Łabędy Sp. z o.o. nie zwraca kosztów związanych z uczestnictwem w postępowaniu ofertowym.

VII. Termin i miejsce składania ofert

Termin: oferty należy złożyć w terminie do: 20 października 2023, godz. 1000

Miejsce: ofertę można złożyć z wykorzystaniem niżej wymienionych sposobów :

- przesłać drogą elektroniczną z wykorzystaniem platformy Logintrade

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

VIII. Udzielanie informacji w przedmiocie sprawy

Paweł Gabriel, tel. 573 234 240, w dniach poniedziałek - piątek, w godz. 9⁰⁰- 12⁰⁰

E-mail: pgabriel@zemlab.com.pl